Standardlizenz:

• 4 Protokollvorlagen inkl. Standardtraktanden
• unlimitierter Protokollversand

Premium Abonnement:

• Über 20 Protokollvorlagen inkl. Standardtraktanden
• unlimitierter Protokollversand
• Logo in Kopfzeile editierbar
• Logo kann pro Projekt definiert werden
• Weiterentwicklung der App unterstützen

Unter Einstellungen finden Sie den Punkt "Projekt Grunddaten". Mit einem Klick auf das +, können Sie ein neues Projekt eröffnen.

   

 

Hinweis: Wenn Sie keine Projekte erfassen können, finden Sie Informationen dazu unter dem Punkt "Cloud-Dienste"

Mit einem „Klick“ auf das grüne + erstellen Sie eine Sitzungsreihe. Wichtig: Eine Sitzungsreihe können Sie nur erstellen, wenn ein Projekt erfasst ist.

Unter Einstellungen finden Sie den Punkt "Allgemein", dort können Sie nun das Logo definieren Wichtig: Nur im Premium Abonnement enthalten.

Unter "Einstellungen" / "Projekt Grunddaten" / "Projekt" können Sie das Logo pro Projekt wie gewünscht anpassen.

Wichtig: Nur im Premium Abonnement enthalten.

Unter Einstellungen finden Sie den Punkt "Allgemein". Dort können Sie nun eine von fünf Systemsprachen (Deutsch, Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch) auswählen.

Sie können ein Protokoll, welches Sie erstellt haben ganz einfach kopieren:

Drücken Sie lange auf das erstellte Protokoll und wählen Sie danach "kopieren" aus.

Mit einem Klick auf den Button können Sie Ihre Daten lokal auf Ihrem Gerät abspeichern. Die Daten werden auf Ihrem Gerät unter Dateien abgespeichert.

Wenn Sie Informationen zur Cloud-Datensicherung suchen, finden Sie diese unter dem Punkt "Cloud-Dienste"

Mit einem Klick auf den Button „Datensicherung wiederherstellen“ gelangen Sie zu Ihren Dateien. Dort können Sie die gewünschte Datei auswählen, welche Sie wiederherstellen möchten.

Protokolle können schriftlich unterzeichnet werden, damit die Richtigkeit sichergestellt werden kann. Jene Protokolle die unterschrieben worden sind, können nicht wieder bearbeitet werden.

Wenn Sie einen Protokolleintrag oder ein ganzes Thema verschieben möchten, drücken Sie länger mit dem Finger auf diesen Eintrag und platzieren Sie ihn beliebig um.

Jeder Protokolleintrag kann als Information, Aufgabe, Beschluss oder Prüfobjekt klassifiziert werden.

Information: Der Eintrag dient als Information.

Aufgabe: Beim Eintrag handelt es sich um eine Aufgabe. Der gestellten Aufgabe kann ein Verantwortlicher zugewiesen werden.

Beschluss: Beim Eintrag handelt es sich um einen Beschluss, der an einer Sitzung gefällt wurde.

Prüfobjekt: Beim Eintrag handelt es sich um ein Objekt, welches regelmässig anzutreffen ist. Das Prüfobjekt kann als "Mangel" klassifiziert werden. Bei einem "Mangel" lässt sich eine Person und ein Behebungsdatum hinzufügen.

Wenn Sie das Protokoll erstellt haben, finden Sie in der Kopfzeile die Buttons "Speichern" und "Senden". Durch einen Klick auf den Button "Speichern" wird das Protokoll gespeichert. Das gespeicherte Protokoll finden Sie anschliessend unter den Dateien auf Ihrem Gerät.

Die Protokollnummer setzt sich aus Datum und Uhrzeit zusammen.

Beispiel: Datum (rot) & Uhrzeit(grün)

Um ein CSV zu erstellen, drücken Sie den Button "CSV" unter der Rubrik "Traktanden".

 

Wählen Sie "Template erstellen", um eine CSV-Vorlage zu generieren.

 

Das Template wurde nun unter Ihre Dokumente abgelegt.

 

Das Template muss folgendermassen abgefüllt werden:

Hinweis: Die Daten müssen wie vorgegeben abgefüllt sein, damit das CSV fehlerfrei in die DokPro Applikation implementiert werden kann.
(Bild anklicken um in voller Grösse anzuzeigen)

 

Drücken Sie nun auf „CSV auswählen“ und importieren Sie Ihr CSV in die Applikation. Wenn Sie diesen Schritt erledigt haben, erscheint die folgende Meldung.

 

Nun können Sie das Projekt, den Ort und den Raum einfügen. Danach drücken Sie auf „OK“.

 

Die im CSV aufgeführten Pendenzen wurden erfolgreich importiert.

In den Einstellungen ,,Protokollvorlagen’’ auswählen.

Danach oben rechts auf das Plus drücken.

Als Erstes im Reiter "Allgemein" im Feld "Titel" den gewünschten Namen des Protokolls und die jeweilige Sitzungsart eingeben.

Weiter auf Teilnehmer klicken. Dann oben rechts auf das Plus klicken. Hier kann man entweder im Adressbuch einen bereits abgespeicherten Teilnehmer hinzufügen oder direkt die Feldchen neu ausfüllen. Den Teilnehmer mit ,,OK’’ oben rechts abspeichern.

Weiter auf Traktanden klicken. Dann oben rechts auf das Plus klicken. Hier das zu behandelnde Thema eintragen und mit ,,OK’’ abschliessen. Nun steht neben dem Eintrag ein grünes Plus. Darauf klicken und die gewünschten Informationen eintragen.

 

 

Hinweis: Wenn Sie keine Protokollvorlagen erfassen können, finden Sie Informationen dazu unter dem Punkt "Cloud-Dienste"

In den Einstellungen ,,Prüfobjektvorlagen’’ auswählen.

Danach oben rechts auf das Plus klicken.

Zuerst den Titel eingeben um welches Prüfobjekt es sich handelt. Danach unten auf das grüne Plus klicken.

Den Titel eingeben welchen man braucht (z.B Schraube). Danach den gewünschten Text eingeben (z.B es fehlt eine Schraube in xy Bereich). Man kann so viele Prüfpositionen erstellen wie benötigt und auch die gewünschte Bezeichnung dazu geben.

Nun auf ,,OK’’ oben rechts klicken. Nun ist das Prüfobjekt erstellt.

Hinweis: Wenn Sie keine Prüfobjekte erfassen können, finden Sie Informationen dazu unter dem Punkt "Cloud-Dienste"

Auf der Hauptseite das grüne Plus anklicken, oder bereits erstellte Protokolle wiederverwenden.

Entweder ein Standard Protokoll auswählen oder ein neues erstellen.

Standardtraktanden auswählen, wenn man diese benötigt. Danach den Titel und alles Weitere ausfüllen.

In den Traktanden geht man auf das entsprechende Thema und klickt auf das grüne Plus.

Bei der Klassifizierung auf ,,Prüfobjekt’’ klicken. Danach auf ,,Objekt’’ klicken. Nun kommen alle erstellten Prüfobjekte. Das gewünschte Prüfobjekt auswählen.

Bei der ,,Prüfpositionsliste’’ können sie entweder selbst wieder eine erstellen, indem man auf das grüne Plus klickt. Oder man wählt das grüne Blatt aus und wählt die bereits erstellten Prüfpositionen aus.

Mit ,,OK’’ wird die Seite verlassen und man kehrt wieder auf das Protokoll zurück.

Auf der Hauptseite das grüne Plus anklicken, oder bereits erstellte Protokolle wiederverwenden.

Entweder ein Standard Protokoll auswählen oder ein neues erstellen.

Standardtraktanden auswählen, wenn man diese benötigt. Danach den Titel und alles Weitere ausfüllen.

In den Traktanden geht man auf das entsprechende Thema und klickt auf das grüne Plus.

Bei der Klassifizierung auf ,,Pendenzen’’ klicken. Danach den gewünschten Text eingeben und wer dafür verantwortlich ist ausfüllen. Bei ,,wann’’ kann man das Datum auswählen, bis wann es erledigt sein muss.

Mit ,,OK’’ wird die Seite verlassen und man kehrt wieder auf das Protokoll zurück.

 

Wenn Sie in einem Protokolleintrag sind, müssen Sie nur das Feld "Text" anwählen.
Auf der Tastatur kann man dann das Mikrofon-Icon anklicken.

 

Danach den Text sprechen, den man im Eintrag erfasst haben möchte.
Der Text wird nun ausgefüllt.

Nun muss man nur noch den Eintrag speichern und er erscheint im Protokoll.

Outlook mit Windows verbinden

Hinweis: Mit der neuen Outlook-Version kann es zu Problemen bei der Kontakt-Synchronisierung kommen. Wir arbeiten derzeit an einer Lösung.

Im Windows Suchfeld «Einstellungen Synchronisieren» aufrufen.

Unter den Menüpunkten muss «E-Mail & Konten» ausgewählt werden. Danach den Button "Konto hinzufügen" wählen.

Danach muss die gewünschte E-Mail Verbindung ausgewählt werden. In unserem Falle ist dies die Office 365 Exchange Verbindung.

Bitte geben sie nun die gewünschte E-Mail-Adresse ein, welche verbunden werden soll. Bestätigen Sie mit "Weiter".

Danach müssen sie ihr Passwort eingeben Ihres Office 365 Kontos eingeben.

Nach weiterem Bestätigen der Eingaben, wird ihnen das Exchange Konto hinzugefügt. Dies kann teils einen Moment gehen. Bekommen sie eine Windows Aufforderung dass Anpassungen vorgenommen werden, bestätigen sie diese. Danach sollten sie folgendes Bild erhalten.

Wählen sie nun die Exchange Verbindung und gehen sie auf das Feld Verwalten.

Wählen sie nun das Feld Synchronisierungseinstellungen aus (ACHTUNG: Wenn Windows den Exchange noch am Synchronisieren ist, ist das Feld Grau hinterlegt und kann noch nicht bearbeitet werden. Warten Sie bis der Exchange fertig mit Synchronisieren ist).

In dieser Einstellung können sie nun wählen was sie Synchronisieren möchten. Schalten sie E-Mails und Kalender aus, damit nur die Kontakte synchronisiert werden.

Bestätigen sie die Ausschaltung mit dem Button "Fertig". Bestätigen sie weiter mit "Speichern".
Nun wird Windows im Hintergrund die angewählten Anpassungen ausführen. Je nachdem kann dies einen Moment dauern.

Kontake in DokPro importieren

Wen sie die Punkte von oben abgeschlossen haben und Windows die Kontakte synchronisiert hat, sind die Ihre Kontakte mit den DokPro Kontakten verbunden (DokPro greift auf die Windowskontakte zu).

ACHTUNG: Es werden nur die eigenen Kontakte synchronisiert. Wenn sie nun eine allgemeine Adressbank bei Outlook hinterlegt haben, werden diese Kontakte nicht synchronisiert. Dies ist eine Sicherheitseinstellung von Outlook, welche dies nicht erlaubt. Achten sie entsprechend darauf, dass sie die gewünschten Kontakte jeweils bei sich unter Meine Kontakte abgespeichert haben.

Im ersten Schritt müssen Sie sich bei der PSE Cloud anmelden.

Dazu wählen Sie das Profil-Icon oben rechts an:

 

Anschliessend geben Sie Ihre Login-Daten der PSE Cloud ein:

 

Danach werden Sie auf die Hauptseite zurückgeleitet.
Dort wählen Sie das Zahnrad-Icon an, um in die Einstellungen zu gelangen:

 

In den Einstellungen wählen Sie den Reiter "Datensicherung" an:

 

In diesem Reiter sehen Sie ihre Backup-Möglichkeiten. 
Dort wählen Sie den Button "Cloud Backup erstellen":

Um Ihre Protokolle synchronisieren zu können benötigen Sie eine Synch-Lizenz. Diese können Sie im PSE Cloud Portal erwerben . Wenn Sie eine gültige Synch-Lizenz besitzen müssen Sie sich nun in der App bei der PSE Cloud anmelden. Dazu wählen Sie das Icon rechts oben:

Es öffnet sich eine Login-Maske. Dort geben Sie ihre Zugangsdaten zur PSE Cloud ein:

Nachdem Sie angemeldet sind, werden automatisch Ihre Protokolle synchronisiert. Sie erhalten eine Meldung, dass die App nun synchronisiert:

Sobald der Synchronisierungsvorgang abgeschlossen ist, erhalten Sie eine Meldung, dass synchronisiert wurde:

Sie können die Synchronisierung auch manuell anstossen, indem Sie einmal nach unten swipen. Es erscheint ein Ladekreisel und die App synchronisiert:

Wenn Sie mit einem PSE Cloud-Account mit gültiger Synch-Lizenz angemeldet sind, können Sie Protokolle gegen Bearbeitung durch andere Mitglieder schützen.
Sobald Sie ein neues Protokoll erstellen oder eine Änderung speichern werden Sie gefragt, ob Sie das Protokoll freigeben möchten:


Wenn Sie das Protokoll freigeben, ist es für alle User in ihrem Tenant frei zugänglich.
Wenn Sie das Protokoll nicht freigeben ist es für alle User in Ihrem Tenant gesperrt.
Möchte ein anderer User das selbe Protokoll bearbeiten, wird er informiert, dass das Protokoll durch Sie gesperrt wurde:


Sie können allerdings die Sperre eines Protokoll aufheben. Dann kann es aber sein, das alle Änderungen des anderen Users überschrieben werden.
Um die Sperre aufzuheben, wählen Sie das Schloss-Icon oben rechts an:


Danach erscheint ein PopUp-Fenster, indem Sie gefragt werden, ob sie die Sperre überschreiben wollen:


Wählen Sie dort "Nein", wird das Protokoll schreibgeschützt angezeigt. Sie können das Protokoll anschauen, können allerdings keine Änderungen vornehmen.
Wählen Sie dort "Ja", heben Sie die Sperre des Protokolls auf und können das Protokoll bearbeiten.

Wenn Sie mit einem PSE Cloud-Account mit Synch-Lizenz angemeldet sind, können Sie in der App keine Projekte erfassen. Um Projekte zu erfassen, benötigen Sie in Ihrem Tenant Administratoren-Rechte. Projekte erfassen können Sie im PSE Cloud Portal unter "Projektverwaltung":


Die Projekte werden danach in die App synchronisiert.